Planejar visualmente, executar, avaliar e recomeçar é uma sequência salvadora: de vida, de empresas e de relacionamentos! Eu já te explico porquê. Antes, vamos contextualizar o "visualmente". Eu sou visual thinker pela Kairós, arte da conversa, há sete anos. Antes disso, trabalhei no governo, em empresas e em ONGs, com diferentes estágios de cultura de planejamento. Sabe o que faltava em todos esses lugares, que muitas vezes fazia com que os planos servissem para apoiar o cafezinho? Estratégias visuais!
Se você se interessou em receber nosso conteúdo, possivelmente, já entende que planejar é fundamental para a vida profissional… Mas, possivelmente, como o mundo do trabalho incorpora muito lentamente as ferramentas de visualização, o seu plano de metas, o plano de comunicação, o plano de sei lá o que é um calhamaço de papel. Arfe! Que desperdício! Tempo, dinheiro, papel e boas ideias que vão pro lixo em algum momento.
A vida é corrida e sobrecarregada demais para gente lembrar de tantas em tantas horas de consultar um documento engavetado! Agora imagina se: seu plano está desenhado ou plotado na parede do escritório, de modo que todos podem ver, consultar, lembrar dos pontos prioritários, quantas vezes for preciso. A chance dele ser executado aumenta muito, concorda?
A dica que eu quero te dar é: torne seus plano visíveis e memoráveis para todas as pessoas que estão envolvidas na sua construção, execução e monitoramento. Use folhas grandes de papel ( papel de flip, plotter ou pardo), use post its para ter mais flexibilidade para mudar algo, reposicionar, substituir uma informação. E crie uma lógica para o uso de cores e setas! Num plano visual, a cor é uma informação extremamente relevante.
Existem diferentes complexidades de planejamento visual. Um modelo simples e extremamente efetivo que vou lhe mostrar hoje é o Kan Ban (tradução = cartão). Isso mesmo, nesse método, cartões móveis (ou post its, pra simplificar!) são utilizados para organizar o que se precisar fazer, o que se está fazendo e o que foi feito. Assim:
Na coluna da esquerda você e sua equipe vão listar tudo o que precisam fazer (atribuindo um responsável). Uma tarefa é escrita em cada post it e "empilhada na coluna "fazer". Conforme essas tarefas forem iniciadas, elas são movidas para a coluna "fazendo". Nesta coluna do meio fica armazenado tudo que está em andamento. E quando as tarefas são concluídas, elas vão para a coluna "feito". É hora de celebrar a conclusão de uma pequena etapa do seu projeto.
Para finalizar a explicação desse método visual de organização, que você pode começar a usar hoje mesmo, quero dar somente mais três dicas. Se sua equipe é pequena, você pode definir que cada pessoa tem uma cor de post it. Se é grande, use pequenos adesivos coloridos, ou um campo fixo para o nome do responsável em cada post it. Assim, quando baterem o olho no quadro saberão imediatamente quem é o dono de cada tarefa, se está cumprida ou atrasada. A segunda dica é combinar o tempo de duração dos "sprints", isto é, definir os períodos para que aquele conjunto inteiro de tarefas sejam cumpridas*. A terceira dica e mais importante: desenhe!!! Use palavras e imagens no seu Kan Ban. As imagens são lidas de forma mais rápida e são mais efetivas na fixação da memória. Vale qualquer desenho, até boneco de palitinho. O importante é estimular as regiões de processamento visual do seu cérebro!
Viu como é simples? Tarefas listadas, responsáveis definidos, prazo total definido, desenhos aqui e ali… Essa semana quero lhe convidar a usar e avaliar o Kan Ban. Qual o efeito de adotar uma ferramenta visual com sua equipe? Como essas dicas transformam a sua rotina e organização pessoa? Quero muito ouvir seus comentários e feedbacks, tá ok? E já estou preparando novos textos sobre planejamento visual pra você, fica ligado!
Forte abraço,
Carol Ramalhete.
PS. Ah! Pode haver alguma resistência da equipe devido ao nível de exposição, mas isso passa rápido! E o que fica é uma cultura de agilidade, auto responsabilização individual e autogestão do grupo sobre o que precisa ser feito.
* Isso é definido pelas pessoas envolvidas e tem a ver com a característica de cada trabalho/ área, mas é bom que seja um período fixo: 3 dias, uma semana ou 15 dias, por exemplo.