As vantagens dos eventos online 

Porque vale investir nas reuniões virtuais em tempos desafiadores e além

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Por Ludmila Viegas e Carol Ramalhete

Os dias atuais têm se apresentado como um verdadeiro desafio a pessoas e organizações de todo o mundo. Uma pandemia global, com um vírus que já matou milhares de pessoas, é um cenário assustador e complexo _ para dizer o mínimo.

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Nesse contexto, parece ser consenso a prioridade absoluta, cuja importância é inegociável: a de se proteger vidas. Esse é o imperativo que determina as atuais políticas, decretos, orientações e súplicas da classe médica e demais profissionais de saúde: a necessidade urgente de isolamento social. Até mesmo as vozes que se levantam para defender a continuidade das atividades econômicas, com um olhar de preocupação com uma possível _ e provável _ recessão global, afirmam pensar nas vidas dos trabalhadores que perderão seus empregos, e aumentarão um quadro de vulnerabilidade social que também pode vir a ter como consequência a perda de vidas.

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É com um olhar atento, empático e que não perde de vista nem por um segundo a preocupação com as vidas humanas que nos provocamos internamente: como contribuir para um cenário em que as pessoas precisam, ao mesmo tempo, manter um isolamento social, e seguir, na medida do possível, com as atividades de suas organizações, a fim de evitar demissões e aumento de pessoas em situação de vulnerabilidade?

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Há alguns anos, trabalhamos com a facilitação de processos participativos aliada ao pensamento visual. A "arte da conversa" é nosso escopo de trabalho, nossa expertise e nossa forma de contribuir para uma melhor comunicação no mundo. Como essa arte pode pincelar novas realidades a partir do cenário que se apresenta nesse período de isolamento social?

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Uma das respostas que encontramos é a migração dos processos participativos para o universo digital. Com tantas ferramentas acessíveis e eficientes, as reuniões online podem, na esfera dos indivíduos, proporcionar encontros para matar a saudade de seus entes queridos _ o que é fundamental, pois cuidar da saúde mental é um dos pilares da sobrevivência humana. Já, na esfera das pessoas jurídicas, podem viabilizar a manutenção das atividades das organizações, minimizando os impactos _ inclusive econômicos _ do período de isolamento.

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As reuniões virtuais podem ser internas, com a equipe da organização, mas podem também acontecer com outros: clientes, prospects, parceiros. Inclusive eventos com múltiplos participantes podem migrar para o universo online _ e não apenas em época de confinamento social. Temos refletido há algum tempo que adaptar discussões e processos participativos para a esfera digital apresenta uma série de vantagens durante o período de crise do Corona vírus, mas também além dele. Algumas das vantagens de eventos online são:

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- Otimização do tempo dos profissionais: participar de reuniões online não demanda deslocamentos de avião, dentro do espaço urbano ou mesmo dentro do próprio local evento. Algumas etapas comuns dos eventos presenciais, como credenciamento, alinhamento e apresentação dos palestrantes, podem ser realizadas previamente, evitando desperdício de tempo das pessoas envolvidas.

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- Economia de recursos: por não demandar deslocamento, há economia com passagens aéreas, diárias, alimentação e material para os participantes. Elimina-se a necessidade de alugar de um espaço e de pessoal para auxiliar na logística e limpeza dos espaços.

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- O mundo mudou e vai continuar mudando! É preciso adaptar-se aos novos tempos, que demandam novas atitudes. Não por acaso, organizações que conseguem adaptar com agilidade são também aquelas que apresentam melhores desempenhos, seja durante a crise ou não. Assim, já que a atualidade demanda soluções criativas, encontros e eventos online são uma resposta adaptativa e inteligente para as organizações manterem suas agendas e a implementação de seus planos de ação.

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- Maior sustentabilidade ambiental: eventos presenciais demandam maior consumo de recursos naturais. Os deslocamentos _ terrestre ou aéreos, de curta ou longa distância _ bem como a estrutura logística de um evento presencial deixam uma pegada de carbono muito maior do que os eventos online. Além da economia de papel, água, descartáveis e alimentos.

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- Participação dos altos níveis hierárquicos: normalmente profissionais em cargos de direção, presidência e liderança, com poder de decisão, têm uma agenda mais complexa e atribulada. Os eventos online evitam espera em aeroportos, pernoites em hotéis, reduzem atrasos e favorecem, portanto, a participação profissionais de mais alto nível hierárquico das organizações sem comprometimento de outras atividades rotineiras.

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Novas práticas para um novo mundo: é isso o que a atual situação requer, e é assim que esperamos poder contribuir. Acompanhe nossos artigos e postagens para saber mais sobre como adaptaremos eventos presenciais para o formato online.

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E a sua organização? Já se adaptou ao novo cenário? Vamos pensar e desenvolver juntos as maneiras de amortecer as perdas deste momento? Temos a certeza de que é possível. Conte com a Kairós!.

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