Descubra como o uso de post its, templates e rabiscos pode tornar sua reunião mais produtiva e interessante
O termo "reuniões visuais" foi usado por Sibbet como título de seu primeiro livro de sucesso, já traduzido para o português. O tema é realmente interessante e nos faz repensar a forma que planejamos, conduzimos e criamos artefatos de memória de nossas reuniões. A partir dessa leitura e de experiências prévias, nos mais diversos contextos em que trabalhei nos últimos dez anos, quero te contar como e porque aplicar ferramentas visuais para dar aquele "up" nas suas reuniões.
Podemos começar pelo conceito de reunião visual, que pego emprestado da Thais Reali:
"Uma reunião visual é aquela que se utiliza de toda a linguagem e ferramental do pensamento visual para gerar compreensão, engajamento, efetividade e resultados desde o seu desenho, condução, até o pós-reunião".
Agora vamos entender cada componente desse conceito:
A) "(...) utiliza de toda a linguagem e ferramental do pensamento visual"
Isso quer dizer que a reunião visual é aquela que lança mão de desenhos simples, textos sintéticos, palavras chave, setas e templates visuais. Requer o uso de post its ou tarjetas, canetas variadas e coloridas, papel em grande formato, cavalete de flip chart etc.
B) "(...) para gerar compreensão, engajamento, efetividade e resultados"
O uso de imagens associadas a palavras ou textos curtos ajuda no entendimento de qualquer assunto, no resgate de ideias supracitadas, e possibilita conversas mais alinhadas com o objetivo da reunião. Além disso, quando as falas são anotadas, criando um mapa visual da conversa, os participantes têm certeza que foram ouvidos. Isso aumenta muito o engajamento! E um grupo envolvido produz, certamente, melhores e mais efetivos resultados!
C) "(...) desde o seu desenho, condução, até o pós-reunião".
Isso mesmo! Não precisa esperar a reunião começar para iniciar o uso das ferramentas visuais. Você pode usá-las desde a concepção da reunião. E aqui vão dicas práticas:
Antes:
1) Defina e escreva com letras grandes e legíveis o objetivo da reunião
2) Escreva a agenda, com uso de um post its ou tarjeta para cada momento da reunião. 3) Defina e escreva o tempo destinado para cada etapa do processo.
Durante:
4) Inicie a reunião apresentando o objetivo e a agenda, faça ajustes caso necessário
5) Registre de forma visual os principais tópicos, conclusões, falas e encaminhamentos da sua reunião. Use um flip chart e post its, canetas variadas etc. Depois:
6) Fotografe todo material produzido, organize e mande para os demais envolvidos.
Gostou das ideias para fazer sua reunião ficar mais interessante? Teremos vídeo sobre o assunto no nosso canal: bit.ly/youtubekairos. Segue acompanhando para saber mais!
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